高校儀器設備管理模式演變
與智慧管理創新
劉淑雲 王文君 賈存棟 劉婧婧
（山東大學）
摘 要:該文首先總結了高校儀器設備管理模式演變進程的規律，深入剖析了不同時期儀器設備管理模式的特點。然後分析了高校儀器設備管理現狀及存在問題，包括智能化管理水平不高、財務管理與資產管理脫節、係統集成度不高等。最後結合高校大型儀器設備現況問題及業務管理實際，從搭建儀器設備內部控製管理體係、係統對接等方麵提出智慧管理對策與建議，以期實現高校儀器設備全生命周期的智慧化閉環管理，支撐學校新一輪“雙yiliu"建設高質量內涵式發展。
關鍵詞:智慧財務;儀器設備;內部控製;一體化
中圖分類號:F204
文獻標識碼:A
文章編號:1002-4956(2024)03-0272-07
在國家相關部門的政策yinling下，高校儀器設備管理堅持“規範管理、提高效率、挖掘潛力、釋放活力、突出成效"的原則，創新管理模式，從單一的儀器設備控製管理、存量分析、增量預測、決策支持，向儀器設備管理與預算管理一體化、信息化邁進。通過促進儀器設備使用管理與購置預算管理有機耦合，達到提高資產配置的科學性和精準性、提高資產使用效益及預算透明度、提升高校資產和財務現代化治理能力和管理水平的目的，推動學校新一輪“雙yiliu"建設高質量發展。
1、高校儀器設備管理模式演變進程
高校儀器設備管理工作已從“孤島化、斷點式"管理轉向“信息化、全周期"管理，並逐步邁進“智能化、交互式"管理階段。經過三次變革，信息技術在高校儀器設備管理工作中已經從單純的工具替代轉向了模式創新和係統重構。
1.1 孤島化、斷點式管理
20 世紀 70年代末，計算機開始在我國儀器設備管理工作中推廣應用，從摸索起步階段發展到初具規模、漸成體係。國家對軟件的開發、鑒定、應用等也出台了規範，如國家教委出台的《建立高校儀器設備計算機管理係統的暫行規定》([86]教供字007號),隨著相關理論和實務的研究不斷推進,產生了功能齊全、界麵友好、運行成熟的行業軟件、商品化軟件和自行開發軟件，逐步形成了基於計算機的管理體係。
儀器設備管理部門和財務管理部門結合業務實際需要設計了各自的業務管理係統，係統間數據傳遞采取從各自計算機管理係統中打印報表，相互傳送紙質表格的方式完成。校財務管理部門按時向儀器設備管理部門傳遞經費預算方案，及時傳遞儀器設備相關經費信息;儀器設備管理部門按時向校財務傳遞儀器設備購置計劃;雙方定期在線下進行儀器設備的增減對賬工作。
學校儀器設備管理部門將儀器設備記賬憑證一筆一筆輸入計算機，經過反複檢查核對，在係統中記入儀器設備明細表、分戶分類賬等。儀器設備管理係統的主要功能包括:儀器設備增加、調撥、報廢、丟失等變動記賬，查詢各種統計報表，儀器設備的定期盤點和資產清查，以及按照國家教育部規範完成各類設備數據文本文件生成等。此階段的處置、盤點、清查手續均為線下完成,完成結果由手工錄入管理係統中。
使用儀器設備計算機管理信息係統替代手工賬薄，避免了儀器設備信息丟失、購置經費使用錯誤、重複購置，以及購置資產與申報計劃不符等情況，有力地促進了儀器設備管理水平的提高。
1.2信息化、全周期管理
20世紀90年代末，高校逐步開始建設“數字化校園",儀器設備管理信息化以“互聯網"應用為特征，通過對信息的加工，抽象出支持組織決策的計劃、規則、運行規律、方案、控製策略，擴展儀器設備的應用領域，實現儀器設備的保值、增值，體現了儀器設備管理中的“價值、動態、服務、高效"理念。
儀器設備信息化管理係統從經費分配、招標采購、到貨驗收、設備使用到設備處置，全過程對儀器設備基礎信息和相關活動進行有效監控。業務活動包括儀器設備經費使用管理、申請計劃、招標采購、簽訂合同、驗收報銷、增值減值、處置、變動、調劑、分布、清查、統計、分析、賬表、上報數據等，實現對儀器設備全生命周期過程的信息化動態實時跟蹤，集中監控管理，確保基礎數據及時、準確和信息資源共享，實現儀器設備的集成化、數字化、精細化管理，提高儀器設備管理的質量、效率和信息化管理水平。
此階段，儀器設備管理部門和財務管理部門之間的數據信息交互方式和第一階段基本相同，但業務範圍得到了擴展，業務功能不斷優化。
1.3智能化、交互式管理
隨著信息化技術的發展，儀器設備管理與財務管理緊密結合、高度協調互動，係統集成度更高。此階段的儀器設備管理係統增加了電子合同線上簽署、資產計提折舊與攤銷等功能，將儀器設備預算管理、購置論證、采購申請、采購實施、合同管理、進口外貿、驗收入賬、財務報銷、使用變動、調撥調劑、開放共享、清查盤點、報廢處置、效益評價等上下遊業務集成，實現了全生命周期業務鏈線上串行運作，並通過與人事、財務、信息化辦公室等部門係統數據對接，實現資產財務時時對賬，數據互通共享、即時傳送。實現了會計信息的生成、披露、鑒證，利用過程的社會化，以及會計管理活動和信息資源的社會化。此外，借助物聯網技術，把電腦、手機、自助設備、傳感器、大屏等終端打通，實現了“管理隨身，服務同行"的儀器設備管理服務新生態。
高校儀器設備智慧財務管理的三個發展階段(三次變革)如表1所示。
表1 高校儀器設備智慧財務管理變革曆程
2 高校儀器設備管理現狀
歐洲、日本、美國、英國等高校開展了一係列信息策略研究和信息化行動，推動高校在行政管理、教學科研領域的信息化變革，提高信息管理的水平和能力。如斯塔福德郡大學在其信息策略項目中明確提出“業務流程再造"的創新行動，將學校的教學科研、行政管理流程都進行係統化的戰略整合,並將信息策略與資產發展策略、人力資源策略相結合，逐步形成學校各項管理工作的關鍵信息流程。信息技術的應用將使高校行政管理的決策過程日益民主化,行政管理的工作方式日益靈活多樣化，管理體製趨向扁平化。信息技術正在改變研究者獲取信息的手段和方式，信息的收集、組織、分析和預測對於管理者和決策者至關重要，管理者通過將數據轉化為信息使其更具有意義。
近年來國內部分高校結合國家政策，對儀器設備智能化管理、儀器設備全生命周期管理與使用效益提升等方麵進行了分析並提出了相關建議。如文獻在分析了高校大型儀器管理製度的不足及其原因的基礎上，從健全製度體係、更新製度內容、強化製度協同、嚴格製度執行四個維度提出了改進建議，以期推動大型儀器管理製度的完善，提高大型儀器的使用績效。文獻從製度建設、管理模式創新、信息係統融合、資產清查等方麵,提出了高校在儀器設備管理上貫徹執行政府會計製度的建議。文獻研究和探討了政府會計製度下高校儀器設備的核算方式。文獻將企業管理中的全生命周期管理理念引入高校，建立了儀器設備全生命周期管理的理念。文獻從製度建設、平台建設、團隊建設三方麵探討了儀器設備全周期管理的內涵和外延。
目前，高校關於儀器設備智慧財務管理的研究，集中在智能技術的引入、工作場景的改變或基礎理論研究上，缺乏智能化環境下基於財務視角的儀器設備管理研究，缺少智慧財務與設備資產管理業務係統深度融合的實踐應用。存在財務預算與資產配置、使用、管理、評價、預決策脫節，儀器設備管理職能和財務管理職能相對獨立、數據標準不統一、信息化建設各自獨立等問題，造成數據鏈條不完整的信息孤島，無法有效支撐儀器設備的效益評價和購置決策。
3 高校儀器設備智慧管理創新策略
隨著教育信息化的深入推進，在數字校園建設的大背景下，建立“統一監管、分類管理、信息共享、協同聯動"的業務平台和構建“一網、一門、一次"的信息化服務平台成為智慧管理的重要建設目標。學校應以儀器設備實際管理需求為基礎，創新管理模式與機製、優化管理流程、創新服務模式，突破傳統價值法會計理論的局限，基於事項法會計理論，為財務轉型管理、會計轉型數據服務提供理論基礎。同時，以現有的儀器設備管理係統、財務管理係統為基礎，聯合業內專業的軟件開發服務商，基於HTTPS協議，使用WebService技術開發形成接口,通過該接口實現儀器設備管理係統與財務管理信息係統在管理、服務、數據等方麵的對接，構建“互聯網+"模式下全麵完整的業務鏈條，建設基於智慧財務的儀器設備資產管理平台。
3.1 搭建儀器設備內部控製管理體係
截至2023年4月30日，山東大學儀器設備共278114 台件，總值52.46億元，其中教學設備數量114805 台件,總值13.16億元;科研設備數量112 916台件，總值36.39億元;單台件單價10萬元以上設備數6836台件，總值27.76億元。為了更好地實現高校儀器設備的規範化管理，促進儀器設備的高效利用，運用內部控製理論，就高校儀器設備配置、使用、維修、處置等業務管理流程(事前、事中、事後環節)進行流程再造，工作環節相互融合，構建“事前有目標，事中有監控，事後有評價，評價有運用"的管理體係(圖1)，實現儀器設備經費分配、配置、論證、驗收、使用過程的閉環控製，建立全過程覆蓋的高校儀器設備管理鏈條。通過事前、事中、事後全流程信息的即時推送、全程可溯和自動存儲，使高校儀器設備管理的基層直接事務處理活動、中層控製監督活動、高層預決策發生根本改觀，為學校“雙yiliu"建設提供優質服務和高質量物資保障。
圖1 高校儀器設備全生命周期一體化
閉環式管理模式
3.1.1事前管理:加強儀器設備配置
儀器設備配置來源包括購置、捐贈和調劑等多種形式。儀器設備配置是生命周期的前期階段，是加強儀器設備管理的關鍵環節。階段管理目標是最大限度地減少形成損耗，通過購置優質可靠的儀器設備產生最大的社會經濟效益。
事前管理包括評價儀器設備經費使用的合理性、購置計劃論證的嚴密性、評估的科學性、資產購置驗收的嚴格性、儀器設備賬務管理的準確性。管理的方法包括綜合評價法、模糊決策法等，將科學評價管理用於儀器設備購置的預決策。嚴格履行審批程序，使采購過程公開透明可追溯，依據學校儀器設備管理規範完成購置論證、招標采購、合同簽訂、驗收報銷等工作，最大限度地減少重複購置、閑置和浪費現象，讓儀器設備真正發揮其本身的效益。
3.1.2 事中管理:加強儀器設備使用
高校采取各種行政與經濟手段提高使用單位儀器設備的利用率，減少儀器設備有形與無形損失，充分發揮儀器設備的生產能力是該階段管理的主要內容。儀器設備最終價值的體現是其社會經濟效益，投入運行的儀器設備，在其整個生存周期中應當具有大於購置成本的產出效益，但在非生產性的高校中，定量地衡量這個指標十分困難。這不僅由於服務於高校教學、科研的儀器設備門類複雜，而且高校是培養人才的基地，“產品"是人才與科研成果，無法定量核定，這正是高校儀器設備使用管理階段的dute性。
高校本著實物量與價值量並重的原則，對儀器設備進行定期清查,完善儀器設備管理賬表及有關資料，建立健全儀器設備的驗收、領用、使用、保管、維護保養等內部管理製度與流程，對儀器設備丟失、損毀等情況實行責任追究製度，盡量減少儀器設備的非正常損耗，做到節約高效、物盡其用、產出zuidahua，充分發揮儀器設備使用效益。
1)定期清查盤點儀器設備。
盤點是為了確保高校儀器設備賬物相符、賬實相符，為下一步儀器設備購置預算做準備，全麵摸清學校儀器設備的實際存在情況和具體使用情況，強化儀器設備使用單位和管理人員的責任意識，提升儀器設備管理的規範化、精細化、智能化水平。
學校儀器設備管理部門打通儀器設備全生命周期各業務鏈，建立儀器設備盤點自查機製和數據信息互聯共享機製，通過對儀器設備全流程業務數據的實時采集和動態整合，避免信息重複填報，節省人力。及時掌握儀器設備使用狀況，對於長期閑置、低效運轉的儀器設備進行調劑，對於處置過程中的資產，加大審核力度，達到使用年限仍能利用，或經簡單維修可繼續使用的資產要循環利用，有效盤活儀器設備。
2)加強儀器設備維修工作。
儀器設備的維修是儀器設備管理的重要環節之一，是一項綜合性、技術性很強的工作，學校實行“統一領導、歸口管理、分級負責、管用結合"的管理方法，保障儀器設備維修隊伍結構合理化。
儀器設備管理人員應加強監管監控力度，堅持理性化維修思路，製訂儀器設備維修措施和方案;建立健全儀器設備的技術檔案和維修登記與統計製度;做好儀器設備校內外技術維修的審核、指導、督促、檢查、經費使用等管理工作;規範儀器設備維修申請審核工作程序。儀器設備使用人負責儀器設備的日常維護、定期保養及自修任務。儀器設備維修技術人員承擔學校zhiding的儀器設備技術維修任務，應第一時間到達儀器設備存放地點，高質高效地完成維修任務，以保障學校教學科研、社會服務等工作的正常運行，延長儀器設備的生命周期,降低學校設備購置投入成本，提高儀器設備的完好率。
3)加強儀器設備共享共用與績效考核。
一方麵按照社會效益和經濟效益相結合的原則，建立高校儀器設備共享共用與績效考核評價體係，加強對儀器設備使用情況的績效考核工作。另一方麵探索建立各部門儀器設備共享共用機製，將績效評價的結果作為儀器設備配置、使用和處置的重要依據，切實提高儀器設備完整性和有效性，保障學校事業健康發展。
3.1.3事後管理:加強儀器設備處置
儀器設備處置是指高校對其占有、使用的儀器設備進行產權轉讓或者注銷產權的行為，包括出售、轉讓、對外捐贈、報廢等方式。山東大學堅持“嚴格處置條件、執行處置程序、規範處置方式、加強收入管理"的處置管理要求。
嚴格處置條件是指當儀器設備確實無法滿足高校科研教學業務需求時，才進行處置。高校的儀器設備進行報廢報損,應當達到規定的使用年限或使用強度書強皮提前報廢的，應提交儀器設備確已不能繼續使用的證明材料。
執行處置程序是指高校進行儀器設備處置時，必須嚴格履行儀器設備處置的相關審批手續，未經批準不得擅自處置。
規範處置方式是指對儀器設備處置進行監督管理。各歸口管理部門嚴格按照相關規章製度，在高校儀器設備的處置過程中，規範論證審批、評估、公開paimai等業務流程，按國家規定履行報批報備等相關手續。
加強收入管理是指報廢時應按相關處置規定程序辦理審批手續。儀器設備使用人發起報廢申請和公示，分別由單位領導和儀器設備管理部門審核審批，儀器設備回收應形成學校決議文件、報批報備，未達使用年限的儀器設備處置收入按照國家要求規範上繳國庫，履行報批報備手續;已達使用年限的儀器設備處置收入納入學校預算，統一管理，同時形成規範的儀器設備處置報表。
3.1.4 加強高校儀器設備內部控製管理
依據《關於全麵推進行政事業單位內部控製建設的指導意見》(財會[2015]24號)和《教育部直屬高校經濟活動內部控製指南(試行)》(教財廳[2016]2號)，梳理儀器設備管理的規章製度、業務流程、風險點，分析風險隱患、探討應對措施，不斷優化儀器設備業務環節工作流程;根據設備現有資產存量、內部控製環節、監管要求、未來業務發展趨勢，持續優化管理信息係統。對儀器設備信息係統數據的準確性、操作的規範性、合理性進行監控和反饋，加強高校儀器設備管理信息係統的管理與維護，完善內部控製體係。加強對風險點的管控和監督，對儀器設備進行合理配置、有效監管，及時發現資產管理中的薄弱環節，製定風險應對策略，保證資產安全和保值增值。確保高校儀器設備信息安全穩定，是促進儀器設備經濟活動規範化開展的基礎。
3.2 統一身份認證
將儀器設備管理係統中的教職工用戶登錄名統一為職工號，儀器設備管理係統提供認證接口，進行認證集成開發，實現統一身份認證集成。基於統一身份認證構建業務互通協同體係，破除信息壁壘，使師生、二級學院、資產管理部門、財務管理部門、人事部門、信息化工作辦公室、監管部門、供應商、維修商等單位相互協作，提高設備使用效益。
3.3 移動互聯管理
將儀器設備全生命周期管理平台與微信公眾服務平台整合集成，讓師生可以隨時隨地辦理業務、審批業務、查詢資產、查看業務進展等，實現管理隨身、服務同行。利用設備資產自助服務終端，實現業務自助查詢辦理，資產標簽、資產業務單據自助打印，通過電腦、手機、自助設備、傳感器、大屏等終端，打造“教師辦事不出學院、學生辦事不出校區"的儀器設備管理服務新生態。
3.4 係統對接
3.4.1 購置經費與財務預算對接
儀器設備購置時要求先有預算,申請計劃時用“可用額度"功能查詢是否能購置。將購置經費與財務預算係統對接,根據國家對事業單位儀器設備配置數量、zui di使用年限等規定設置邏輯判斷，購置申請時合理調控預算額度，使儀器設備管理與預算管理有機結合，不僅有利於對存量資產的高效利用，還能避免閑置浪費。
3.4.2 儀器設備建賬與財務賬套處理對接
儀器設備驗收建賬時，設備管理信息係統自動判斷經費項目是否能購置設備、結餘金額是否大於設備金額、是否超預算等。儀器設備管理係統生成財務預約單號,財務係統調用設備管理係統推送的設備信息，財務人員根據預約單號，按《中華人民共和國預算法》要求的權責發生製原則，處理為“借:固定資產;貸:銀行存款"，之後，每期折舊時處理為“借:費用;貸:累計折舊"。財務係統存入公務卡號、供應商銀行賬號、每筆資產業務的攤銷費用等信息，同時以記賬憑證號反饋到儀器設備係統自動建賬，減少工作量，提高儀器設備管理人員和財務人員的工作效率。
3.4.3 儀器設備使用效益評價與財務績效管理對接
打通儀器設備使用效益評價模塊與財務係統績效管理模塊，實現信息互通共享，將年度儀器設備管理係統中的大型儀器設備績效考核結果與下一年度財務購置預算分配掛鉤。對大型儀器設備績效考核結果優良的單位，調增其下一年度儀器設備購置預算，對考核結果不合格的單位將給予約談通報、限期整改，以此嚴控預算投入,促進儀器設備使用效益的提高。
4 結語
山東大學借助“互聯網+"、大數據等技術,quan fang wei、多層次地加強高校儀器設備內部控製管理，創建了基於智慧財務視角的高校儀器設備全生命周期一體化、閉環式管理新模式。通過對接儀器設備管理信息係統和財務管理係統，將財務決算與資產配置、使用、管理、評價、預決策等深度融合，構建了儀器設備預算管理、資產管理、財務管理等服務新體係。同時，構建了智能化的儀器設備智慧財務管理係統概念框架，推動智能儀器設備管理係統的構建、理論和方法學上的創新，為智能化環境下儀器設備管理的發展和實踐提供思路。為學校儀器設備管理決策提供精準依據，助推“雙yiliu"建設高質量發展。
注：
文章來源：《實驗技術與管理》 第41卷 第3期
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